ความเป็นมา

ประวัติความเป็นมา

         จากการที่มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ได้ดำเนินงานมาตั้งแต่วันที่ 27 มีนาคม 2511 ในนามวิทยาลัยวิชาการศึกษามหาสารคาม ต่อมาได้รับการยกฐานะเป็นมหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ มหาสารคาม เมื่อวันที่ 29 มีนาคม 2517 และได้ขยายหลักสูตรการศึกษาหลายสาขาวิชา ต่อมาเมื่อวันที่ 9 ธันวาคม 2537 มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ มหาสารคาม ได้รับการยกฐานะขึ้นเป็นมหาวิทยาลัยเอกเทศ ภายใต้ชื่อว่า มหาวิทยาลัยมหาสารคาม จนถึงปัจจุบัน รวมระยะเวลามาเป็นเวลา 40 ปี ทำให้มีเอกสารที่เป็นหลักฐานเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยที่กระจัดกระจายอยู่กับหน่วยงานต่าง ๆ ที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานนั้น ๆ เมื่อเวลาผ่านพ้นไป หน่วยงานนั้นอาจจะทำลายเอกสารเหล่านั้นทำให้มหาวิทยาลัยไม่มีเอกสารขั้นต้นอยู่ และมิได้จัดเก็บให้เป็นระบบ เพื่อง่ายต่อการศึกษาค้นคว้าและวิจัย หากเอกสารนี้มิได้จัดเก็บไว้ที่หน่วยงานที่รับผิดชอบโดยตรง มหาวิทยาลัยจะไม่มีเอกสารที่เป็นหลักฐานเพื่อแสดงถึงประวัติพัฒนาการของมหาวิทยาลัยและความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างยาวนานได้เลย

       สำนักวิทยบริการมีพันธกิจเป็นแหล่งสะสมและให้บริการสารสนเทศ เพื่อสนับสนุนการสอนการวิจัย และการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ตลอดจนการให้บริการวิชาการแก่ชุมชนตามภารกิจหลักของมหาวิทยาลัยเป็นแหล่งจัดหาจัดเก็บ สร้างสมและอนุรักษ์โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ด้วยปรัชญาและวิสัยทัศน์ของสำนักวิทยบริการ จึงได้พัฒนางานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยขึ้น ซึ่งเป็นหน่วยงานสังกัด สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

       งานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยมหาสารคาม สังกัดสำนักวิทยบริการ เริ่มดำเนินการ ในปี พ.ศ. 2547 ตามคำสั่งสำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ที่ 21/2547 เรื่อง แต่งตั้ง หัวหน้างานสำนักวิทยบริการ ในระยะเริ่มต้นมีบุคลากรปฏิบัติงาน 1 คน คือ นางสาวเอื้ออารีย์ ปานพิมพ์ใหญ่ บรรณารักษ์ 6 เป็นหัวหน้าหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย

       ต่อมาสำนักวิทยบริการได้ปรับปรุงโครงสร้างการบริหารงานใหม่ ตามคำสั่งสำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ที่ 125/2547 เรื่อง แต่งตั้งบุคลากรปฏิบัติหน้าที่ซึ่งมีบุคลากรในการปฏิบัติงาน 1 คน โดยให้นางสาวเอื้ออารีย์ ปานพิมพ์ใหญ่ บรรณารักษ์ 6 เป็นหัวหน้างานงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย สังกัดกุล่มงานเทคนิคสารสนเทศ

       ต่อมาสำนักวิทยบริการได้ปรับปรุงโครงสร้างการบริหารงานใหม่อีกครั้ง ตามคำสั่ง สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ที่ 141/2547 เรื่องแต่งตั้งบุคลากรปฏิบัติหน้าที่ งานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสังกัดกุล่มงานเทคนิคสารสนเทศ โดยมีบุคลากรปฏิบัติงาน จำนวน 2 คน ได้แก่ นางสาวเอื้ออารีย์ ปานพิมพ์ใหญ่ ตำแหน่ง บรรณารักษ์ 6 เป็นหัวหน้างาน และนางวิราวรรณ ศิริวงษ์ ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่การเงินและการบัญชี

       ปี 2549 สำนักวิทยบริการได้ปรับปรุงโครงสร้างการบริหารงานใหม่ ตามคำสั่ง สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ที่ 88/2549 เรื่องแต่งตั้งบุคลากรปฏิบัติหน้าที่ งานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสังกัดกุล่มงานเทคนิคสารสนเทศ โดยมีบุคลากรปฏิบัติงาน จำนวน 3 คน ได้แก่ นางสาวเอื้ออารีย์ ปานพิมพ์ใหญ่ ตำแหน่งบรรณารักษ์ 6 นางปาริชาติ รัตนปกรณ์ ตำแหน่ง ลูกจ้างชั่วคราว และนางสาวศิริณัฐชา ทันภา ตำแหน่งลูกจ้างชั่วคราว

       ปี 2550 สำนักวิทยบริการได้ปรับปรุงโครงสร้างการบริหารงานใหม่ ตามคำสั่งสำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ที่ 8/2550 เรื่องแต่งตั้งบุคลากรปฏิบัติหน้าที่ งานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย สังกัดกุล่มงานเทคนิคสารสนเทศ โดยมีบุคลากรปฏิบัติงาน จำนวน 3 คน ได้แก่ นางสาวเอื้ออารีย์ ปานพิมพ์ใหญ่ ตำแหน่งบรรณารักษ์ 6 เป็นหัวหน้างาน นางปาริชาติ รัตนปกรณ์ ตำแหน่งพนักงานบริหารทั่วไป และนางสาวศิริณัฐชา ทันภา ตำแหน่งพนักงานบริหารทั่วไป

       ปี 2551 สำนักวิทยบริการได้ปรับปรุงโครงสร้างการบริหารงานใหม่ ตามคำสั่ง สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ที่ 3/2551 เรื่องแต่งตั้งบุคลากรปฏิบัติหน้าที่ งานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย สังกัดกุล่มงานเทคนิคสารสนเทศ โดยมีบุคลากรปฏิบัติงาน จำนวน 3 คน ได้แก่ นางสาวเอื้ออารีย์ ปานพิมพ์ใหญ่ ตำแหน่งบรรณารักษ์ 6 เป็นหัวหน้างาน นางสาวมะลิวัลย์ น้อยบัวทิพย์ บรรณารักษ์ชำนาญการ 8 และนางสาวศิริณัฐชา ทันภา ตำแหน่งพนักงานบริหารทั่วไป

       ต่อมาเดือนกันยายน ปี 2551 สำนักวิทยบริการได้ปรับปรุงโครงสร้างการบริหารงานใหม่ตามคำสั่ง สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ที่ 94/2551 เรื่อง แต่งตั้งบุคลากรปฏิบัติหน้าที่ ส่วนจดหมายเหตุและสารสนเทศมหาวิทยาลัย โดยมีบุคลากรปฏิบัติงาน จำนวน 3 คน ได้แก่นางสาวมะลิวัลย์ น้อยบัวทิพย์ บรรณารักษ์ชำนาญการ 8 เป็นหัวหน้าส่วน นางเอื้ออารีย์ ปานพิมพ์ใหญ่ ตำแหน่งบรรณารักษ์ 6 และนายรณชัย เหล่าโพธิ์ นักวิชาการศึกษา 6

       ต่อมาเดือนพฤศจิกายน ปี 2553 สำนักวิทยบริการได้ปรับเปลี่ยนบุคลากรใหม่ในการปฏิบัติงานใหม่ และปรับปรุงโครงสร้างการบริหารงานใหม่ ตามคำสั่งสำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ที่ 132/2553 เรื่อง แต่งตั้งบุคลากรปฏิบัติหน้าที่ ส่วนงานจดหมายเหตุและสารสนเทศมหาวิทยาลัย โดยมีบุคลากรปฏิบัติงาน จำนวน 3 คน ได้แก่ นางสาวมะลิวัลย์ น้อยบัวทิพย์ บรรณารักษ์ชำนาญการ 8 เป็นหัวหน้างาน นางเอื้ออารีย์ ปานพิมพ์ใหญ่ ตำแหน่งบรรณารักษ์ 6และนายรณชัย เหล่าโพธิ์ นักวิชาการศึกษา 6

       ปี 2559 ส่วนงานจดหมายเหตุและสารสนเทศมหาวิทยาลัย สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ได้ปรับปรุงโครงสร้างกรบริหารงานใหม่ ตามคำสั่งสำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ที่ 48/2559 เรื่อง แต่งตั้งบุคลากรปฏิบัติหน้าที่งานจดหมายเหตุและสารสนเทศมหาวิทยาลัย อยู่ภายใต้กลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ โดยมีบุคลากรปฏิบัติงาน จำนวน 1 คน ได้แก่นางเอื้ออารีย์ ปานพิมพ์ใหญ่ บรรณารักษ์ชำนาญการพิเศษ เป็นหัวหน้างาน

       ปี 2561 ส่วนงานจดหมายเหตุและสารสนเทศมหาวิทยาลัย สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ได้ปรับปรุงโครงสร้างกรบริหารงานใหม่ ตามคำสั่งสำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ที่ 12/2561 เรื่อง แต่งตั้งบุคลากรปฏิบัติหน้าที่งานจดหมายเหตุและสารสนเทศมหาวิทยาลัย อยู่ภายใต้กลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ โดยมีบุคลากรปฏิบัติงาน จำนวน 1 คน ได้แก่นางเอื้ออารีย์ ปานพิมพ์ใหญ่ บรรณารักษ์ชำนาญการพิเศษ เป็นหัวหน้างาน

นโยบาย
นโยบายการดำเนินงานไว้ดังนี้ (มหาวิทยาลัยมหาสารคาม)

  1. มีหน่วยงานในการดำเนินงาน ชื่อ จดหมายเหตุและสารสนเทศมหาวิทยาลัยสังกัดสำนักวิทยบริการ
  2. สารสนเทศที่จัดเก็บในระยะแรกจะจัดเก็บสารสนเทศของมหาวิทยาลัย และเอกสารจดหมายเหตุของสำนักวิทยบริการ (ในอนาคตถ้าได้รับมอบหมายจากมหาวิทยาลัยสามารถจัดเก็บสารสนเทศมหาวิทยาลัยได้)
  3. ระบบจัดเก็บสารสนเทศจัดเก็บในรูปแบบฐานข้อมูลดิจิทัลเป็นหลัก และยกเว้นเอกสารบางประเภทจะจัดเก็บต้นฉบับจริงไว้ด้วย
  4. รูปแบบของฐานข้อมูลยึดความสอดคล้องกับฐานข้อมูลของสำนักวิทยบริการ เป็นหลัก
  5. ระบบการบริการ จัดบริการในรูปแบบฐานข้อมูลออนไลน์ (Online) โดยมีการสืบค้นฟรี หรือการจำกัดสิทธิในการสืบค้นตามประเภทของเอกสารและประเภทของเอกสารและประเภทผู้ใช้บริการ
  6. งบประมาณสนับสนุนการดำเนินงานใช้งบประมาณของสำนักวิทยบริการ เป็นหลัก และอาจเขียนโครงการสนับสนุนเพิ่มเติมในกรณีมีกิจกรรมพิเศษเป็นครั้งคราว
  7. การดำเนินงาน สำนักวิทยบริการจะจัดสรรบรรณารักษ์ และนักวิชาการศึกษา
    จำนวน 3 ตำแหน่ง กรณีมีกิจกรรมพิเศษสามารถขอความร่วมมือจากหน่วยงานอื่นมาช่วยได้เป็น
    ครั้งคราว
  8. สถานที่ให้ใช้ ชั้น 4 อาคารวิทยบริการและปรับปรุงสถานที่ให้เหมาะสมกับสารสนเทศและกิจกรรม

วัตถุประสงค์
ส่วนงานจดหมายเหตุและสารสนเทศมหาวิทยาลัย มีวัตถุประสงค์ในการดำเนินงาน ดังนี้

  1. เพื่อรวบรวม จัดเก็บ ประเมินคุณค่า จัดทำเครื่องมือช่วยค้น และบริการเอกสารจดหมายเหตุ ทั้งในรูปสื่อพิมพ์ สื่อไม่ตีพิมพ์ และ สื่อดิจิทัล
  2. เพื่อรวบรวมและบันทึกเหตุการณ์ที่มีความสำคัญต่อประวัติ พัฒนาการ เกียรติประวัติชื่อเสียงของหน่วยงาน ผู้บริหาร และบุคลากร ในด้านต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย
  3. เพื่อให้บริการและเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุแก่ผู้บริหาร คณาจารย์ นักศึกษาและบุคลากรของมหาวิทยาลัย รวมทั้งบุคคลภายนอกทั่วไป เพื่อประโยชน์ในการบริหารงาน และการศึกษาค้นคว้าวิจัย
  4. เพื่อเป็นแหล่งศึกษาค้นคว้าและวิจัยเกี่ยวกับ การจัดตั้ง กิจกรรม เหตุการณ์ต่าง ๆ
    ของมหาวิทยาลัยมหาสารคาม

ประเภทจดหมายเหตุและสารสนเทศมหาวิทยาลัย
จดหมายเหตุและสารสนเทศมหาวิทยาลัย สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคามแบ่งทรัพยากรสารสนเทศ ออกเป็น 11 ประเภท ดังนี้

  1. ประวัติผู้บริหาร (Correspondence Files of Chancellors, Dean, Directors,and Chairs) หมายถึง ประวัติผู้บริหารของมหาวิทยาลัยมหาสารคาม 3 ยุค คือ วิทยาลัยวิชาการศึกษา มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ มหาสารคาม และมหาวิทยาลัยมหาสารคาม ได้แก่ นายกสภา มหาวิทยาลัย อธิการบดี คณบดี ผู้อำนวยการ ประธานโครงการ ฯลฯ
  2. บุคคลที่สร้างชื่อเสียง (Biographical Files on Persons Affiliated with MSU) หมายถึง การรวบรวมประวัติ ผลงานของบุคคลที่สร้างชื่อเสียงให้แก่มหาวิทยาลัย ได้แก่ บุคคลที่ได้รับพระราชทานรางวัลพระธาตุนาดูนทองคำ ดุษฎีบัณฑิตกิตติมศักดิ์ รวมทั้งบุคคลากรและนิสิตที่มีความสามารถมีผลงานได้รับรางวัลต่าง ๆ
  3. อาคาร สถานที่ (Architectural Drawings and Record) หมายถึงเอกสารบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการก่อสร้างตึก อาคาร เช่น ประวัติความเป็นมา สถานที่ตั้ง สถาปนิกผู้ออกแบบ วิศวกร แบบแปลน งบประมาณ บริษัทผู้ก่อสร้าง วันเริ่มก่อสร้างและวันก่อสร้างแล้วเสร็จ แผนผัง พื้นที่ใช้สอย เอกสารประกอบพิธีเปิดการใช้งาน เป็นต้น โดยเน้นสิ่งก่อสร้างของสำนักวิทยบริการเป็น อันดับแรก
  4. เอกสารการบริหาร (Publications of Administrative Units and Academic Departments) หมายถึง เป็นเอกสารเกี่ยวกับประวัติ พัฒนาการ การปรับปรุงเปลี่ยนแปลงหน่วยงานต่าง ๆ ในมหาวิทยาลัย โครงสร้างของมหาวิทยาลัย การปรับปรุงโครงสร้างการบริหารของหน่วยงานต่าง ๆ ภายในมหาวิทยาลัย ปรัชญา ปณิธาน พันธกิจ วิสัยทัศน์ การแบ่งส่วนราชการ การปรับปรุง/การยกเลิกหน่วยงาน ฯลฯ รวมทั้งเอกสารการประชุม เอกสารรายงานการประชุม วาระการประชุม ในการประชุมกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย การประชุมสภามหาวิทยาลัย เอกสารการประชุมทั้งในและต่างประเทศ รายงานประจำปี เอกสารการประกันคุณภาพ ฯลฯ โดยเน้นการจัดเก็บเอกสารการประชุมของสำนักวิทยบริการเป็นอันดับแรก โดยเน้นการจัดเก็บเอกสารการบริหารของสำนักวิทยบริการเป็นอันดับแรก
  5. เอกสารทางกฎหมาย (Law Publication) หมายถึง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับ สำนักวิทยบริการ หรือ มหาวิทยาลัยที่มีคุณค่าทางกฎหมาย ได้แก่ พระราชบัญญัติ พระราชกำหนด พระราชกฤษฎีกา กฎกระทรวง กฎทบวง กฎ กพ. กฎ กค.ประกาศ คำสั่ง ระเบียบ แถลงการณ์ พระราโชวาท คำกราบบังคมทูล หนังสือราชการต่าง ๆ
  6. หลักสูตร (Curricular Materials) หมายถึง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทั่วไปของหลักสูตรที่มหาวิทยาลัยเปิดสอน ชื่อหลักสูตร ชื่อปริญญา โครงสร้างของหลักสูตร รหัสวิชาหน่วยกิต ฯลฯ
  7. สิ่งพิมพ์ต่อเนื่องของมหาวิทยาลัย (Periodicals) หมายถึง สิ่งพิมพ์ที่จัดทำขึ้นเพื่อเผยแพร่ข่าวความเคลื่อนไหว กิจกรรมของสำนักวิทยบริการและคณะต่าง ๆ วารสารที่เป็นลิขสิทธิ์ของมหาวิทยาลัย เอกสาร สิ่งพิมพ์ที่เสนอข่าว ความเคลื่อนไหวของหน่วยงานในมหาวิทยาลัย จุลสาร หรือแผ่นพับที่ผลิตโดยหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยในวันสำคัญ หรือในโอกาสต่าง ๆ เช่น วันพระราชทานปริญญาบัตร วันวิทยาศาสตร์ วันเด็ก วันแม่ วันพ่อ ฯลฯ ได้แก่ วารสาร (Journal) จุลสาร (Pamphlet) จดหมายข่าว, แผ่นพับ (Newsletter, Brochure) เป็นต้น
  8. กฤตภาคข่าวมหาวิทยาลัย (Clipping) หมายถึงข่าวที่คัดเลือกจากหนังสือพิมพ์ ที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยมหาสารคาม หรือมีผลกระทบต่อมหาวิทยาลัยในด้านใดด้านหนึ่ง ที่ตีพิมพ์ในสื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ได้แก่ ข่าวเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยหรือหน่วยงานภายในใด ๆ ของมหาวิทยาลัย ซึ่งจัดกิจกรรมต่าง ๆ ขึ้นเอง หรือจัดกิจกรรมร่วมกับองค์กรภายนอกมหาวิทยาลัย จึงมีข่าวเกิดขึ้น ได้แก่ ข่าวทางการศึกษา ข่าวสังคม ข่าวการเมือง ข่าวบุคคลสำคัญที่ปรากฏในหนังสือพิมพ์ วารสาร เป็นต้น ดังตัวอย่าง
  9. เอกสารผลงานทางวิชาการ (Academic Publication) หมายถึง เอกสารผลงาน ทางวิชาการของบุคลากรหรือหน่วยงาน ของวิทยาลัยวิชาการศึกษามหาสารคาม มหาวิทยาลัยศรีนครนิทรวิโรฒมหาสารคาม และมหาวิทยาลัยมหาสารคาม ได้แก่ หนังสือ ตำรา รายงานการวิจัย เอกสารประกอบการสอน เอกสารการประกันคุณภาพ ฯลฯ รวมทั้งผลงานสิ่งประดิษฐ์
  10. โสตทัศนวัสดุ (Audio-Visual ; Photographs, paintings, Films, Videotapes, and Audiotapes of Campus Events) หมายถึง โสตทัศนวัสดุและ สื่ออิเล็กทรอนิกส์ ที่บันทึกข้อมูลภาพ เหตุการณ์ สถานที่และบุคคล ของมหาวิทยาลัย รวมทั้งโฮมเพจที่เกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัย ได้แก่ 1) วีดิทัศน์ 2) วีซีดี 3) ซีดีรอม 4) โฮมเพจหรือเว็บไซต์ 5) สไลด์ 6) แผนที่ 7) เทปบันทึกเสียง 8) ภาพเขียน 9) ภาพถ่าย รูปภาพ 10) อื่น ๆ เช่น โปสเตอร์ แผ่นโฆษณา ใบปลิว (Poster, Advertising) บัตรอวยพร ส.ค.ส. บัตรเชิญ (Postcard, Invitation Card)
  11. ของที่ระลึก ที่มีคุณค่า ซึ่งได้รับมอบจากบุคคล /คณะบุคคล/ หน่วยงานที่มาเยี่ยมชมสำนักวิทยบริการ โล่ เหรียญ รางวัล ที่บุคลากรสำนักวิทยบริการที่ได้สร้างชื่อเสียงที่มอบให้สำนักวิทยบริการ ดังตัวอย่าง